Versie: 17 oktober 2026
Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomst tussen de zakelijke klant (Opdrachtgever) en RN-Reviews, uitsluitend voor verwerkingen waarvoor RN-Reviews als verwerker optreedt. Deze versie geldt wanneer zij vóór de opdracht is overeengekomen. Bestaande overeenkomsten worden door deze publicatie niet automatisch gewijzigd.
RN-Reviews
E-mail: [email protected]
KVK: 42151117
Nederland
Deze overeenkomst geldt voor zover RN-Reviews persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens gedocumenteerde instructies van de zakelijke klant (Opdrachtgever) verwerkt. Opdrachtgever is voor die verwerkingen verwerkingsverantwoordelijke; RN-Reviews is Verwerker. De feitelijke werkzaamheden en afspraken bepalen de rol.
Voor verwerkingen waarvoor RN-Reviews zelfstandig het doel en de essentiële middelen bepaalt, waaronder de eigen klantadministratie, geldt het privacybeleid van RN-Reviews. Deze overeenkomst maakt die verwerkingen niet tot verwerkersactiviteiten. Partijen leven de toepasselijke privacywetgeving na.
De verwerking betreft het beoordelen, onderbouwen en behandelen van afgesproken dossiers over Google- en Trustpilot-reviews, voor zover RN-Reviews daarbij als verwerker optreedt.
De werkzaamheden kunnen bestaan uit ontvangen, vastleggen, ordenen en raadplegen van relevante dossierinformatie, voorbereiding en indiening of begeleiding van platformverzoeken, opvolging van reacties en beschikbare bezwaren, terugkoppeling, vastleggen van de overeengekomen succescontroles en eventuele terugkeer, afgesproken nazorg en verwijdering of teruggave van gegevens.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de overeengekomen beoordeling en behandeling van de betreffende reviewdossiers, inclusief afronding en eventuele nazorg. De opdracht en schriftelijke afspraken bepalen de reikwijdte.
RN-Reviews gebruikt de aangeleverde dossiergegevens niet voor eigen marketing, verkoopt deze niet en gebruikt deze niet voor andere eigen commerciële doeleinden.
De verwerking kan betrekking hebben op reviewers, (voormalige) klanten, medewerkers en contactpersonen van Opdrachtgever en andere personen die noodzakelijkerwijs in de betreffende review of relevante bewijsstukken voorkomen. Een reviewer hoeft niet daadwerkelijk klant te zijn geweest.
Afhankelijk van het dossier: naam of openbare profielnaam, noodzakelijke contactgegevens, reviewlink, reviewtekst, sterrenwaardering, datum, screenshots en controledatums, relevante informatie over de gestelde ervaring of relatie, bewijsstukken, eerdere meldingen en bezwaren, platformreacties en relevante communicatie.
Bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens zijn niet beoogd. Opdrachtgever levert geen onnodige gevoelige informatie aan, zoals BSN, medische gegevens, biometrische gegevens of identiteitsdocumenten, en maakt niet-relevante gegevens onleesbaar. Is uitzonderlijk gevoelige informatie noodzakelijk, dan worden rechtmatigheid, beveiliging en aanvullende instructies eerst afzonderlijk vastgelegd.
RN-Reviews verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, tenzij RN-Reviews wettelijk verplicht is anders te handelen.
De overeengekomen dienst, het aangenomen reviewdossier, de intake, deze verwerkersovereenkomst en eventuele aanvullende schriftelijke afspraken gelden gezamenlijk als instructies van Opdrachtgever.
Wanneer RN-Reviews van oordeel is dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, zal RN-Reviews Opdrachtgever hierover informeren.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en juistheid van de verstrekte persoonsgegevens en de instructies. Opdrachtgever waarborgt dat een geldige grondslag bestaat, gegevens rechtmatig zijn verkregen, betrokkenen waar nodig worden geïnformeerd en alleen noodzakelijke gegevens voor het afgesproken dossier worden aangeleverd.
Opdrachtgever respecteert de rechten van betrokkenen en informeert RN-Reviews over relevante correcties, beperkingen en bezwaren. Opdrachtgever geeft geen opdracht tot onrechtmatige verwerking of misleidende platformverzoeken.
RN-Reviews behandelt de door Opdrachtgever verstrekte persoonsgegevens vertrouwelijk.
Personen die namens RN-Reviews toegang hebben tot persoonsgegevens:
- krijgen uitsluitend toegang wanneer dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden;
- zijn gehouden aan passende geheimhouding;
- mogen persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.
RN-Reviews neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
Afhankelijk van de verwerking kan dit onder andere bestaan uit:
- toegangsbeveiliging;
- sterke wachtwoorden;
- tweefactorauthenticatie waar beschikbaar;
- beperking van toegang tot noodzakelijke personen;
- beveiligde cloud- en softwaresystemen;
- beveiligde communicatie;
- logging en controle van systeemactiviteiten waar beschikbaar;
- het beperken van de hoeveelheid opgeslagen persoonsgegevens;
- tijdige verwijdering van persoonsgegevens;
RN-Reviews stemt het beveiligingsniveau af op de aard, omvang en risico’s van de verwerking.
Opdrachtgever geeft algemene schriftelijke toestemming voor noodzakelijke subverwerkers. Voor formulieren, klantbeheer en dossierondersteuning wordt onder meer HighLevel/LeadConnector gebruikt. Voor websitehosting wordt Framer gebruikt voor zover daarbij gegevens namens Opdrachtgever worden verwerkt. Andere noodzakelijke dienstverleners kunnen e-mail, hosting, opslag of technische ondersteuning verzorgen.
RN-Reviews legt subverwerkers passende gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover Opdrachtgever verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen van ingeschakelde subverwerkers. Op verzoek verstrekt RN-Reviews actuele informatie over de bij het dossier betrokken subverwerkers.
RN-Reviews informeert Opdrachtgever vooraf over voorgenomen relevante toevoeging of vervanging van subverwerkers en geeft gelegenheid om op redelijke privacygronden bezwaar te maken. Partijen bespreken dan een passende oplossing.
Google en Trustpilot zijn voor hun eigen platformbeslissingen en procedures in beginsel zelfstandige partijen, geen subverwerkers van RN-Reviews. Verstrekking aan een platform vindt alleen plaats voor zover nodig binnen de gedocumenteerde opdracht en rechtmatig.
Sommige subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
RN-Reviews zorgt er in dat geval voor dat de doorgifte plaatsvindt op basis van een wettelijk toegestane doorgiftegrond, bijvoorbeeld:
- een adequaatheidsbesluit;
- Standard Contractual Clauses;
- of een andere geldige waarborg onder de AVG.
RN-Reviews verwerkt of laat persoonsgegevens niet zonder passende juridische grondslag naar derde landen doorgeven.
Wanneer RN-Reviews kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die namens Opdrachtgever worden verwerkt, informeert RN-Reviews Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging.
RN-Reviews verstrekt, voor zover beschikbaar, relevante informatie over:
- de aard van het incident;
- de betrokken categorieën persoonsgegevens;
- de vermoedelijke gevolgen;
- de genomen of voorgestelde maatregelen.
Opdrachtgever blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beoordeling of een datalek moet worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.
RN-Reviews ondersteunt Opdrachtgever waar redelijkerwijs noodzakelijk bij deze beoordeling.
RN-Reviews ondersteunt Opdrachtgever, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij verzoeken van betrokkenen met betrekking tot bijvoorbeeld:
- inzage;
- correctie;
- verwijdering;
- beperking van verwerking;
- bezwaar;
- gegevensoverdraagbaarheid.
Wanneer RN-Reviews rechtstreeks een privacyverzoek ontvangt dat betrekking heeft op persoonsgegevens die namens Opdrachtgever worden verwerkt, kan RN-Reviews het verzoek doorsturen naar Opdrachtgever.
RN-Reviews zal niet zelfstandig inhoudelijk op het verzoek beslissen wanneer Opdrachtgever daarvoor verantwoordelijk is.
Opdrachtgever informeert RN-Reviews tijdig over een bezwaar of beperking die van belang is voor de verwerking. RN-Reviews past de verwerking volgens rechtmatige instructies aan en stopt niet-noodzakelijke communicatie wanneer dit is afgesproken of vereist. Deze dienstverlening omvat geen algemene reviewverzoekcampagnes aan klanten.
RN-Reviews ondersteunt Opdrachtgever, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, waar redelijkerwijs mogelijk bij verplichtingen rond:
- beveiliging van persoonsgegevens;
- datalekken;
- privacyrechten;
- gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA);
- voorafgaande raadpleging van een toezichthouder wanneer dit wettelijk vereist is.
De verwerking duurt zolang nodig voor het overeengekomen traject, de afronding en eventuele nazorg. Dossiergegevens worden uiterlijk binnen 90 dagen na afronding van het traject én eventuele nazorg verwijderd of geanonimiseerd. Voor een gratis check zonder vervolg geldt uiterlijk 90 dagen na afronding van die check.
Na beëindiging kiest Opdrachtgever voor verwijdering of teruggave van de namens hem verwerkte persoonsgegevens. Zonder afwijkende instructie geldt de genoemde verwijdertermijn. Na teruggave verwijdert RN-Reviews de resterende kopieën, behalve voor zover een wettelijke verplichting bewaring vereist. Eerdere rechtmatige verwijderinstructies worden opgevolgd.
Gegevens die RN-Reviews voor eigen wettelijke administratie of een noodzakelijk concreet geschil moet bewaren, vallen voor die zelfstandige verwerking onder het privacybeleid. Dit betreft uitsluitend de noodzakelijke gegevens en duur; het is geen algemene verlenging van de bewaartermijn voor het gehele dossier.
Wanneer persoonsgegevens onderdeel zijn geworden van technische back-ups, kunnen deze gegevens nog tijdelijk in beveiligde back-ups aanwezig blijven.
Dergelijke gegevens worden niet opnieuw actief gebruikt voor de dienstverlening en verdwijnen volgens de gebruikelijke back-upcyclus, tenzij herstel noodzakelijk is vanwege een technisch incident.
RN-Reviews stelt op redelijk verzoek informatie beschikbaar die noodzakelijk is om aan te tonen dat RN-Reviews de verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst naleeft.
Opdrachtgever mag, wanneer daar een redelijke aanleiding voor bestaat, de naleving van deze overeenkomst controleren.
Een eventuele audit:
- wordt vooraf schriftelijk aangekondigd;
- vindt tijdens normale werktijden plaats;
- veroorzaakt zo min mogelijk verstoring;
- respecteert de vertrouwelijkheid en beveiliging van andere klanten van RN-Reviews.
Partijen proberen waar mogelijk eerst gebruik te maken van bestaande documentatie en informatie voordat een fysieke of uitgebreide audit wordt uitgevoerd.
Normale ondersteuning die redelijkerwijs onderdeel is van de dienstverlening wordt niet afzonderlijk in rekening gebracht.
Wanneer Opdrachtgever uitzonderlijk omvangrijke verzoeken, audits of aanvullende werkzaamheden verlangt die aanzienlijk buiten de normale dienstverlening vallen, kunnen partijen vooraf redelijke aanvullende kosten overeenkomen.
Voor aansprakelijkheid tussen partijen gelden de afspraken uit de algemene voorwaarden van RN-Reviews, voor zover deze niet in strijd zijn met dwingend toepasselijk privacyrecht.
Iedere partij blijft verantwoordelijk voor haar eigen verplichtingen onder de AVG.
Deze verwerkersovereenkomst gaat in zodra RN-Reviews persoonsgegevens namens Opdrachtgever gaat verwerken.
De overeenkomst blijft van kracht zolang RN-Reviews persoonsgegevens namens Opdrachtgever verwerkt.
Bepalingen die naar hun aard na beëindiging moeten blijven gelden, waaronder geheimhouding en bepalingen over verwijdering van gegevens, blijven van toepassing.
Wanneer deze verwerkersovereenkomst in strijd is met een andere overeenkomst tussen partijen voor zover het gaat om de verwerking van persoonsgegevens namens Opdrachtgever, heeft deze verwerkersovereenkomst voor dat onderwerp voorrang.
Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele geschillen eerst gezamenlijk op te lossen.
Wanneer dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
Onderwerp en doel: de afgesproken beoordeling en behandeling van Google- en Trustpilot-reviewdossiers namens Opdrachtgever, voor zover sprake is van verwerking in opdracht.
Duur: het traject, de afronding, eventuele nazorg en maximaal 90 dagen daarna, behoudens eerdere rechtmatige verwijderinstructie of wettelijke bewaarplicht.
Aard: ontvangen, opslaan, ordenen, raadplegen, onderbouwen, verstrekken aan het betreffende platform volgens opdracht, opvolgen, terugkoppelen, teruggeven en verwijderen.
Betrokkenen: reviewers, (voormalige) klanten, medewerkers, contactpersonen en andere noodzakelijk in het dossier voorkomende personen.
Gegevens: noodzakelijke namen en contactgegevens, openbare review- en profielinformatie, screenshots en controledatums, feitelijke context, relevant bewijs, platformreacties en dossiercommunicatie.
Bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens: niet beoogd; alleen na afzonderlijke rechtmatige instructies en passende aanvullende afspraken indien noodzakelijk.
Door RN-Reviews opdracht te geven persoonsgegevens namens jouw bedrijf te verwerken, maakt deze verwerkersovereenkomst onderdeel uit van onze zakelijke overeenkomst.